Si organizarse laboralmente es una cuestión prioritaria, pero difícil de solventar si no se tienen las líneas claras, aún es más complicado hacerlo cuando se trabaja en movilidad, con trabajos que llegan de muy diferentes “jefes” o lugares y con un equipo disperso geográficamente. Son factores que se añaden a la dificultad de mantener un sistema de trabajo organizado, con un sentido claro y lejos de presiones.
En su influyente método, David Allen, creador del GTD, explica que la única manera de conseguir que el sistema funcione es a base de revisiones de todo el proceso de trabajo y de lo que contiene nuestro sistema de confianza. Esto no es sólo aplicable a quienes utilizan GTD, sino a cualquier trabajador que utilice un sistema de organización, incluso aunque sea tan sencillo como apuntar una lista de tareas.
Puede parecer de perogrullo o puede que algunos digáis “eso ya se hace cada vez que se mira el calendario y la lista de tareas”. Lo cierto es que no es así: el proceso de revisión tiene que ser considerado como una tarea más, debemos dedicarle un tiempo consciente y no simplemente un vistazo diario. La analogía más sencilla puede ser la de limpiar nuestra casa: todos los días fregamos los platos y la cocina y hacemos las camas, pero seguro que nadie puede dejar de dedicarle un tiempo concreto durante cada semana para limpiarla a fondo y dejarla como nueva.
Exactamente eso es lo que se consigue con las revisiones. En nuestro día a día vamos acumulando muchísimas ideas, tareas, proyectos y respuestas de correo. Todas ellas las vamos incorporando a nuestro proceso de trabajo y, aunque queramos irlas completando una a una, lo cierto es que es inevitable que algunas de ellas se acumulen, que a veces nos venza la tentación de procrastinar y que el sistema se vaya “ensuciando”.
La revisión, esa limpieza que hacemos, no implica eliminar tareas del sistema porque sabemos que no las vamos a hacer. Sí, eso también está incluido en el proceso (¿cuántas veces hemos dejado algo sin leer, a la espera de hacerlo otro día, pero nunca lo hacemos? Muchas veces, lo mejor es ser sinceros y admitir que NUNCA le prestaremos la atención), pero hay también que reordenar el proceso de trabajo, comprender dónde fallamos o por qué se nos acumulan determinadas tareas similares….
Curiosamente, cuanto mejor nos organizamos a la hora de tener en un mismo lugar todas nuestras tareas, más importante es revisarlas. Hay que irlas reorganizando para que examinar cada mañana nuestra lista de tareas o nuestro programa GTD no sea ya empezar cuesta arriba, sino sólo saber por dónde irá nuestro día laboral.
¿Cuándo hacer la revisión de nuestras tareas, deseos y proyectos en activo o estancados? Lo mejor es dejarlo para un momento en que estemos frescos y no tengamos la presión del día a día: un momento de nuestra semana laboral en que las distracciones del “aquí y ahora” no nos lleguen. Por ejemplo, la tarde del último día laboral o un espacio durante el fin de semana (una hora como mucho) son momentos ideales para desechar, limpiar, reorganizar y planificar.
Además, yo suelo dedicar la primera hora de la mañana a revisar todo lo que está en espera o necesita de la acción de alguien para poder ser completado. De esta manera me aseguro que no hay nada que se haya quedado en el tintero porque alguien no da señales de vida. Son mini-revisiones de un aspecto concreto que nunca deben sustituir a la semanal, la verdaderamente importante para que nuestra organización no caiga en el caos
